Montando um Escritório de Contabilidade

Apresentação

Contabilidade é um trabalho minucioso que atua nas áreas fiscal, tributária e trabalhista; exigindo muita análise e tempo. Por isso, a maioria das empresas contrata firmas ou escritórios de especializados para prestar-lhes esses serviços, além de ser menos oneroso que manter contador habilitado no seu quadro de pessoal.

Pelos motivos acima expostos é mais conveniente a empresa firmar um contrato de prestação de serviços com um escritório de contabilidade, que também é o responsável pelo balanço, pagamento de tributos, resoluções de problemas de quadro de funcionários, etc.

O serviço, bem por natureza intangível, tem como objetivo a satisfação de um desejo ou suprimento de uma necessidade. É por isso que, como elementos difíceis de medir, provar ou sentir, os serviços devem ser "vendidos" ao consumidor como algo confiável.

Mercado

O mercado é bastante concorrido. Se o cliente não estiver satisfeito com os serviços de um profissional, facilmente encontrará outro.

Como diferencial frente à concorrência o contador deve apresentar a situação real do empreendimento, assessorando seu cliente a estabelecer estratégias adequadas a fim de atingir suas metas e objetivos.

Somente a prática não capacita o profissional para superar a concorrência, sendo necessária a constante atualização e acompanhamento diário das mudanças no contexto econômico e financeiro. Essas atualizações e aperfeiçoamentos podem se dar através de cursos, leitura e análise de noticiários, ou de boletins e mapas fiscais.

Localização

A escolha do local e do espaço físico necessário para instalar seu negócio é uma decisão muito importante para o sucesso do empreendimento. O local deve oferecer infra-estrutura adequada e condições que propiciem o seu desenvolvimento. É fundamental avaliar a facilidade do acesso, embora essa atividade não necessite estar próximo dos seus clientes, é importantes estar situado em meio às empresas do ramo e em reduto comercial.

As atividades econômicas da maioria das cidades são regulamentadas pelo Plano Diretor Urbano (PDU). É essa Lei que determina o tipo de atividade que pode funcionar em determinado endereço. A consulta de local junto à Prefeitura é o primeiro passo para avaliar a implantação de seu escritório de contabilidade.

Estrutura

A estrutura básica deve contar com uma área mínima de 40M², que será distribuída entre os departamentos de que tratam a contabilidade: tributos e impostos, pessoal, balanço, imposto de renda, recepção, serviço externos, mecanografia e xérox, almoxarifado, etc.

O arranjo dos equipamentos e mobiliário deve ser feito de forma que estabeleça harmonia no ambiente para perfeita integração das atividades desenvolvidas.

Equipamentos

Os equipamentos básicos são:

- Mesas;

- Cadeiras;

- Armários para arquivo;

- Estantes para livros;

- Computadores;

- Impressoras;

- Calculadora simples e financeira;

- Telefones e fax;

- Ar condicionado;

- Materiais de expediente, etc.;

- Assinatura de material informativo para consulta, como por exemplo: COAD ou IOB.

Investimento

O investimento varia muito de acordo com o porte do empreendimento e do quantitativo de que dispõe o investidor. Considerando um escritório de pequeno porte, montado numa área de 40M², será necessário um investimento de R$ 38.000,00 aproximadamente.

Obs.: os valores apresentados são indicativos e servem de base para o empresário decidir se vale ou não a pena aprofundar a análise de investimento. Nele não está contemplado o valor do imóvel.

Investindo em automação

Uma tendência cada vez mais presente nas empresas que buscam o sucesso é automatizar as diversas atividades desenvolvidas. A automação melhora o dinamismo dos serviços oferecidos, reduzindo filas, tempo de espera, agilizando a emissão de notas fiscais, entre outros. Existem muitas opções que possibilitam essa facilidade: caixas eletrônicas isoladas ou integradas, impressoras para preenchimento automático de cheques, impressoras de notas fiscais nos caixas, código de barras nos produtos, banco de dados sobre cada produto ou serviço e cadastro de clientes.

Investigue de que forma a adoção de um equipamento dessa natureza pode ser capaz de incrementar seus lucros.

Pessoal

O número de funcionários varia em função do volume de contratos firmados. Geralmente inicia-se com 4 pessoas: uma secretária, um offce boy, um auxiliar contábil e um contador devidamente habilitado e inscrito no Conselho Regional de Contabilidade. Esse profissional normalmente é o próprio dono do escritório, mas nada impede que um investidor que não tenha tal formação, se aventure no exercício e contrate a mão-de-obra qualificada.

Especialistas em recursos humanos afirmam: o grande valor de uma empresa é ter as pessoas certas nos lugares certos - ou seja, que exercem funções adequadas ao seu perfil. Essa estrutura faz o negócio funcionar como uma engrenagem perfeita, na qual todos saem ganhando. Buscar bons funcionários é, portanto, uma missão obrigatória. Mas requer cuidados. Afinal, além de serem peças estratégicas na construção da imagem do seu empreendimento, os empregados são, como você, responsáveis diretos pelo sucesso - ou fracasso - do negócio.

Processos produtivos

Alguns serviços prestados pelos escritórios de contabilidade:

- CONTÁBIL - Lucro Real, Lucro Presumido, Simples, ME, Balancetes, Razão Analítico, Diário, Livro-caixa, Lalur, etc.;

- FISCAL - Livros de Entrada, Livros de Saída, Livros de Apuração do IPI, Livros de Apuração do ICMS, entre outros;

- TRABALHISTA - Apontamento, Folha de Pagamento, GPS, SEFIP, DARFS, FGTS, Folhas de Pagamento, Concessão de Férias, etc.;

- OUTROS - Abertura, Transferência e Baixa de Empresas, DIRPF, Consultoria, Assessoria, Certidões Negativas, etc.

Pode-se, ainda, exercer atividade de assessoria e auditoria específica em determinadas áreas de médias e grandes empresas.

Programa de trabalho

Um escritório de contabilidade funciona normalmente das 8 às 18 horas de segunda a sexta-feira. A principal ferramenta de trabalho do profissional contábil é o Código de Ética do Contabilista. O responsável pelo serviço pode ser um contador ou um técnico contábil, mas ao técnico não é permitida a realização de serviços de auditoria.

Softwares específicos

A implantação de um programa informatizado específico para a área, facilita bastante a vida dos contabilistas. Existem softwares no mercado que fazem todo o serviço de forma mais rápida e segura: folha de pagamento, livros fiscais, DAP, estatísticas, controle de estoque, faturamento, ordem de serviço, contas a pagar e receber, livro caixa eletrônico, etc.

Obs.: a empresa deverá buscar hardwares compatíveis com os softwares utilizados para que tenha maior eficiência.

Começando

Uma vez colocado em funcionamento o novo negócio, estabelece-se um novo desafio: a sua gestão competitiva, capaz de oferecer ao mercado os melhores produtos e serviços. Gerenciar o negócio significa colocar à prova o talento, o conhecimento e a experiência do empreendedor.

Administrar é o processo de organizar o que foi planejado, assegurando a liderança e o controle na execução do trabalho de todos que fazem parte da empresa. É usar os recursos administrativos disponíveis com vistas a alcançar os objetivos estabelecidos. E é aqui que entra a importância da busca contínua de informações. Estas podem ser adquiridas através da leitura, vídeos técnicos e administrativos, em feiras, palestras, treinamentos, e outros eventos.

Além disso, o perfil do empreendedor atender à algumas exigências:

- Conhecimento da legislação da áreas de atuação;

- Ser contador ou técnico de contabilidade registrado no CRC;

- Ter experiência profissional: conhecimentos dos trâmites legais, dos órgãos públicos e das associações de classe.

Clientes

Sendo ele pessoa física ou jurídica, é bom saber que espera estar firmando contrato com um profissional que resolve os problemas de ordem fiscal, jurídica, trabalhista e tributária. É a pessoa que deve exibir a saúde financeira da empresa e ao mesmo tempo orientar corretamente o pagamento de tributos. Enfim, o contador deve conquistar seu cliente através de seu desempenho e credibilidade.

Divulgação

O ditado popular diz que "a propaganda é a alma do negócio", mas a gente pode continuar dizendo que os "músculos" também são importantes. Assim, entendemos que dotar os clientes internos (funcionários, os "músculos" do negócio) de informações sobre os produtos oferecidos é a chave para vendê-los ao cliente externo.

Voltando à "alma do negócio", concluímos que para atingir o consumidor e garantir as vendas, você deve planejar o seu marketing. E como fazer isso? A primeira sugestão é fazer uma análise da sua realidade: identifique quais são os custos de seus serviços, adapte-os e busque a otimização de sua alocação.

A qualidade dos serviços prestados é, ainda, a melhor forma de tornar-se conhecida e sólida num mercado competitivo. A propaganda boca a boca é fator de fortalecimento das marcas.

Diversificação

Existe atualmente grande concorrência no mercado, incentivada pelo processo de terceirização desses serviços. Uma boa saída para diferenciar-se é a especialização, ou seja, o atendimento a um determinado segmento. Além disso, o profissional deve manter contato com a empresa contratante por meio de visitas periódicas e esclarecimento de dúvidas. Efetuar o trânsito de documentos com o devido cuidado para que evite extravios e atrasos.

Lembretes

- Manter-se sempre atualizado em relação à Economia e aos indexadores. Uma boa referência é a leitura de jornais de grande circulação, como o Estado de São Paulo, a Folha de São Paulo o diário do Comércio e Indústria e a Gazeta Mercantil;

- O escritório de contabilidade pode ser dividido por setores como recursos humanos, fiscal, contabilidade e Imposto de Renda, auditoria, previdenciário e legislação;

- A relação entre escritório e clientes tem de ser regida por contrato, para que fiquem claros deveres e obrigações das partes envolvidas.

Legislação

Essa atividade exige o conhecimento de algumas leis:

- Lei nº. 8.078/1990 - Código de Defesa do Consumidor.

- DECRETO-LEI nº. 1946/009295 - Cria o Conselho Federal de Contabilidade, define as atribuições do Contador e do Guarda-livros, e dá outras providências

- Instrução Normativa CFC nº. 06/05 - Escritório Individual - Cabe autuação ética e disciplinar do titular por responder pela parte técnica de escritório individual, sem registro cadastral ou com registro cadastral baixado.

- Instrução Normativa CFC nº. 01/02 - Os sócios contabilistas de organização contábil são responsáveis técnicos. Na sociedade de profissionais, inadequada a presença de sócio apenas cotista.

- Instrução Normativa CFC nº. 05/93 - O exercício da atividade contábil ou sua exploração com registro baixado é infração ao art. 20 do Decreto-Lei nº. 9.295/46.